Zaman Yönetim Teknikleri

2:18Şimdi ayrıntılarına girelim. Birincisi bir hedef belirlememiz lazım. Çoğumuzun zamana yönelik bir hedefi yok. Yani bizim tam olarak hedeflediğimiz şey nedir? Mesela bugün sabah kalktığınız bir yapılacak listeniz var mı? Olmalı. Mesela benim önümüzdeki 2-3 haftaya yönelik bir yapılacak listem var. Her gün güncelleniyor, eksiliyor, artıyor. Ama her gün yatmadan önce mutlaka ve sabah kalktığımda mutlaka ve masanın başına geçtiğimde mutlaka ilk baktığım şey günün yapılacaklar listesi oluyor. Bugün ne yapacağım?

2:47Yarın ne yapacağım? Hafta boyu ne yapacağım? Ve tekrar bunların hepsini revize ediyorum. Yani hedef belirlemek çok önemli. Elimizde bir yapılacaklar listesi olursa zamanı yönetmek de kolay nispeten. İkincisi planlama ki dediğim gibi bu birinci maddeyle çok bağlantılı. Öncelikle bir yapılacakları belirliyoruz, sonra planlıyoruz.

3:06Üçüncü konu ne? Zamanın takibi. Yani bugün yapacağımız şeyler vardı. Peki yaptık mı? Diyelim ki yapamadık. Yarın ne kadarını yapabileceğiz? Yarınki işlerimizi ne kadar etkileyecek? Dolayısıyla nasıl bir önceliklendirme yapmamız lazım? Bugün ertelediğimiz işi yarın mı yapmalıyız yoksa bir sonraki gün mü? Yoksa gündemden tamamen çıkarmalı mıyız?

3:25Tabii ki bu zamanı kaydırmak günün sonunda bütün bu planın altüst olmasıyla sonuçlanabilir. Dolayısıyla bu plana sadık kalmak lazım. Nasıl kalacağız? Konsantre olarak kalacağız. Yani dikkat dağıtan her şeyi yok edeceğiz. İşte telefonlarımızın bildirimlerini kapatacağız, televizyonları kapatacağız, müzik bizim dikkatimizi dağıtıyorsa onu kapatacağız ya da etrafımızdaki sesler bizi rahatsız ediyorsa bir kulaklık takıp dinlendirici bir müzik dinleyeceğiz.

3:50Her ne ise mesele konsantre olmayı başarabilmek, odaklanmayı başarabilmek. Ve beşinci maddemiz ara verme. Bundan kastımız ne? Teneffüs gibi düşünebilirsiniz okullardaki, ders aralarındaki. Yani sürekli hiç durmadan çalışan bir insanın sürekli hiç durmadan verimi düşecektir. Onun için sık sık ara vermemiz gerekiyor çalışma süresince.

4:11ve nihayetinde de değerlendirme. Yani ne yaptık, ne kadar başarılı olduk, ne kadar kendimizi veya ekibimizi takdir etmeliyiz, ne kadar ödüllendirmeliyiz. Nihayetinde bir amaçla yola çıktık, hedeflerimizi belirledik, planladık, zamanımızı buna göre kullanmaya gayret ettik, bunun için konsantre olduk, ara verdik, dinlendik, tekrar işe koyulduk ve nihayetinde işi tamamladık, görevi tamamladık. Bununla ilgili bir değerlendirme de çok önemli.

4:39Peki, temel formüller böyleydi. Yani zaman yönetimi için her ne konuda olursa olsun bu altı maddelik liste epey üstümüzden bir yük alacak. Peki, teknikler nedir? Teknikler tabii çok kişisel de olabilir. Hani mesela bu şeye benziyor. Bazen böyle aklıma geldikçe insanlara soruyorum. Örneğin bir yemek kitesin. veya önüne yemek istediğin her şey konuldu. Bir açık büfedesin ya da öyle hayal et. Önce en sevdiğin şeyi mi yiyerek başlarsın yoksa en son olarak en sevdiğin şeyi mi yersin? Mesela ben en sona saklayanlardanım. Genellikle çok belirleyicidir bu. Bununla ilgili birçok da ilginç teori var. Mesela bazıları diyor ki ben en sevdiğim şeyi ilk olarak yerim, en başta yerim. Çünkü karnım doymadan, işte şişmeden ondan mümkün olduğunca çok yemeyi isterim. Ben de mesela hep böyle en son lokmam, en lezzetli, en keyif verici, en güzel hatıralarla bezeli olsun diye hep en sona saklarım. Birazcık böyle zaman yönetimi dediğimiz şey de bunun gibi tekniklerle oluşuyor. Yani önce neye başlayacağız, sonra neye geçeceğiz. Bununla ilgili

5:42Birçok teknik var ve zaman ve verim konusundaki takıntılarımdan dolayı aşağı yukarı hepsini incelemiş, kurcalamış, denemiş, tecrübe etmiş, gözlemlemiş birisiyim. Bunların ışığında tamamen kişisel tecrübelerimden, tamamen bana has yorumlarla aktaracağım. Siz tabii ki kendinize göre farklı yöntemler, teknikler geliştirebilir, araştırabilir, uygulayabilirsiniz. İlk teknik oldukça eski bir teknik. Ben tesadüfen YouTube videolarını kurcalarken, daha doğrusu YouTube'da sesli kitabına denk geldim. Sesli kitapları tararken ki bu bölümün açıklamalar kısmında, onları da paylaşıyorum sizinle. YouTube'da linkini bulabilirsiniz. Bir kitap. Yeni de bir kitap değil, eski bir kitap, İngilizce bir kitap ve Brain Tracing'in yazdığı Eat That Frog, Türkçesiyle Ye O Kurbağa'yı adlı kitap Arıtan yayınlarından çıkmış. Ben baktığımda, baskısı tükenmişti, nadir kitap gibi saha sitelerinde bulabilirsiniz sanıyorum. YouTube'da dinleyebileceğiniz linkini de koyuyorum. Türkçe ve İngilizce birçok özeti veya kitabın tamamını da bulabilirsiniz. Kurbağa'yı ye meselesi şöyle, diyor ki, özetle, Yani kurbağa yeme meselesi herkes için böyle iç burkucu, işte ne bileyim böyle nahoş bir şeydir ya. Diyor ki en önemli, yani en sıkıcı, en gıcık, en gözünde büyüyen işi en başta yap diyor.

7:08Hani demin dedim ya en sevdiğin yemeği en başta mı yersin, en sonunda mı yersin? Bu da böyle en zorlu, en gözünde büyüyen, böyle kabus gibi gelen sana işi diyor ki en başta yap, kurbağayı at ağzına yut, ondan sonra zaten her şey sana güzel gelecek. Kurbağayı yiyen neleri yemez? Kafasında bir kitap. diğerlerinin su gibi akacağını anlatıyor. Mesela buna benzer bir turşu kabı yöntemi de var. Türkçe'ye sanırım öyle çevirsek sorun olmaz. Bu pickle jar theory diye de geçer. Bu da şeyi der, işte önce büyük turşuları at ağzına, sonra işte turşu kabında küçük turşulara erişmen de, onları yemen de daha kolay olabilir diyor.

7:45Dolayısıyla benim mesela kişisel olarak en üstümden yük kaldıran yöntem, en kolay uyguladığım ve faydasını gördüğüm yöntem bu kurbağa yöntemi. Oturduğunuz anda en büyük, en ağır sıklet işi tamamlayın. Gerisi zaten su gibi akacaktır. Bir diğer teknik, bir İtalyanın 1980'li yılların sonlarında hayatımıza kazandırdığı Francesco Sirillo'nun, belki bu isim çoğunuza da çok tanıdık gelmiş olabilir bu konularla ilgili olanlar için, Pomodoro Tekniği. Pomodoro Tekniği bu İtalyancada hani domates anlamına gelen. Pomodoro tekniği, mutfaklarda domates şeklindeki yemek sayı açılarından ismini alıyor. Nedir bu? Bu da aslında çok basit bir teknik. Böyle dinleyince anlamsız gibi geliyor. Ama bayağı bir müridi var, bayağı bir takipçisi var ve Srilloy'u böyle kişisel gelişim gurusu haline getirmiş enteresandı bir teknik. Yani enteresandı, tekniğin basitliğinden kaynaklanıyor. Şöyle.

8:4525 dakikalık zaman dilimlerine ayırıyorsunuz bütün görevleri. Yani diyelim ki bir görev var. 25 dakikalık küçük küçük parçalara bölüyorsunuz. Kimisi 25 dakikada bitebilir. Kimisi 7 tane 25 dakikalık parçaya bölünebilir. Ve bu 25 dakikalık parçalara ayırdıktan sonra başlıyorsunuz 25 dakika çalışmaya.

9:06Sonra her 25 dakikadan sonra 5 dakika ara veriyorsunuz ve 4 set sonra yani 25 dakika çalış 5 dakika ara ver 30 dakika yani 4 set 120 dakika yani 2 saat çalıştıktan sonra yarım saat mola ver. Tekniğin özeti bu. Pomodoro tekniği denilen dünyada böyle yeri göğü inleten formüle yarışçılarından işte Fortune 500 şirketlerinin CEO'larına kadar böyle yere göğe sığdırılamayan tekniğin özü bu. Her işi 25 dakikalık parçalara ayır. 25 dakika boyunca durmaksızın çalış. 5 dakika ara ver. 4 set bunu tekrar et. Sonra yarım saat mola ver. Pomodoro tekniği de nereden geliyor? Biraz önce sanıyorum bahsettim ama tekrar edeyim. Böyle mutfaklarda pişirme zamanlayıcıları olur ya. Kurarsınız o 20-25 dakika. İşte bu İtalya'da son derece yaygın olanları kırmızı domates şeklinde 25 dakikaya ayarlanıyor. Oradan pomodoro tekniği oluyor. Böyle de küçük gereksiz bir bilgi olsun ama

10:02Hani aklınızda olsun ikinci tekniğimizde Pomodoro Tekniği işleri 25 dakikalık zamanlara bölmeyi temel alıyor. Aslında bu kadar tabi basit değil ama işin esası da bu. Bir diğeri 2 dakika kuralım. Bu da hangi işlere odaklanacağımız konusunda bize rehberlik yapıyor. Diyor ki eğer bir görev 2 dakikadan az sürede bitebilecek gibiyse onu hemen yap.

10:24Eğer değilse ertele diyor. Yani diyor ki önce iki dakikada bitirebileceğin işleri bitir diyor. Yani bu kurbağayı ye teorisinin tam tersi olarak. Bu da tam başka bir yoldan başlıyor. Diyor ki küçük küçük yani bir kale kuşatması gibi düşmanı böyle parça parça küçük küçük hamlelerle, saldırılarla zayıflatma gibi iki dakikadan az sürecekse hemen yap bitir. Ondan sonra ertele sırasıyla daha da uzun süreli işlere git diyor.

11:27Zaman yönetimi konusunda sanıyorum kafa yormuş, araştırma yapmış, herkesin karşısına çıkmış en büyük teorilerden biri de Eisenhower matrisi. Eisenhower Matrix diye de geçer. Eisenhower, 1953 yılında Amerika Birleşik Devletleri'nin başkanlığını yapmış önemli bir tarihi figür. Teorisinin özünde de acil ve önemli işler diye büyük bir ayrım var. Diyor ki, işler ikiye ayrılır, acil işler ve önemli işler.

11:56Acil işler nadiren önemlidir, önemli işler nadiren acildir. Dolayısıyla neye odaklanacağımızı bilmemiz lazım diyor. Şimdi ben bölüm notlarını bu Eisenhower matrisi ile ilgili hem o matrisi grafiği içeren hem de açıklamayı içeren bazı bağlantılar koymaya çalışacağım. İlginç bir şekilde Türkçe'de doğru dürüst pek de bir kaynak yokmuş. Ona da çok şaşırdığımı söylemek isterim. Eisenhower matrisi kabaca bir dikdörtgenin parçalara bölünmüş hali.

12:23Öyle canlandırmaya çalıştık. Tabi podcast'ta bunları anlatmak kolay değil. Bir dikdörtgeni yatay ve dikey olarak ikiye böldük. Dolayısıyla bir dikdörtgeni dört parçaya böldük. Yatayında yani üst satırda acil olanlar ve acil olmayan işler var. Dikey satırlarda da önemli ve önemli olmayan işler var. Eisenhower'ın matrisi bize şöyle bir şey söylüyor. Diyor ki bir şey acil ve önemli ise yani bir şey hem acil hem önemli ise

12:53hemen yap diyor. Bir şey acil değil ama önemli ise üstünde bir düşün bunu yapmalı mıyım yapmamalı mıyım. Bir şey acil ama az önemli ise başkasına devret diyor. En güzel iş galiba kızma bu taraf. Yani bir şey eğer acil ama az önemli ise sizin yapmanıza gerek yok.

13:12Acil olmayan ve önemli olmayan bir şeyse çok sürpriz bir şekilde yapma kardeşim diyor. Onunla vakit harcama. Bir şey ne acil ne önemliyse zaten üstünde uğraşmaya değmez. Çünkü mutlaka acil ya da önemli bir iş vardır.

13:28Ama kategorize etmek bu kadar kolay mı? O da enteresan bir şey. Eisenhower'ın matrisi, kağıdı çizip herhangi bir görevi üstüne oturttuğunuzda acayip işinize yarıyor. Diyelim ki bir podcast bölümü hazırlayacaksınız, bunu alıyorsunuz, acil olan, olmayan, önemli olan, olmayan kısımları nelerdir falan. Bunları gayet basit yapıyorsunuz, gündelik işlerinizin birçok sorumluluklarını yapıyorsunuz da hayat her şey bu kadar Amerikanlaştırılacak kadar basit de değil. Yani hayattaki her şeyi bu kadar kolay kategorize edemiyorsunuz ya. Mesela şöyle ne bileyim bir durup sahilde denizi seyretmek acil midir, önemli midir? Başkasına devredilebilir mi mesela? Delegedilebilir mi? Ertenilebilir mi? Bilmiyorum ki. Yani bütün bunlar tabii ki bu işin soğuk, somut, kantitatif, ölçülebilir kısımlarıyla ilgili gibime geliyor. Bir, hadi bu Amerikanlardan bahsetmişken bir diğer

14:23Önemli Amerikan'dan bahsedeyim size. Warren Buffett'dan, ünlü yatırımcı, dünyanın zenginler listesinin vazgeçilmez gedikli üyelerinden Warren Buffett'ın ilginç bir tekniği var. Tam Warren Buffett tekniği hem de. Diyor ki, en önemli 25 görevi belirle diyor. Yani hayatında en önemli 25 meseleyi belirle. Sonra onları önem derecesine göre sırala, ilk 5 tanesine odaklan, diğerlerini çöpe at diyor.

14:48Bunu YouTube'da izlediğim bir belgeselinde çıkarmıştım. Tam böyle değil mi? Tam Amerikan, tam Warren Buffett gibi bir yatırımcıdan dinleyeceğiniz tarzda bir kişisel gelişim tekniği gibi. Yani 25 tane mesele var önünde, bunları önemine göre sırala 5 tanesine odaklan, diğerlerini boş ver. Neden? Çünkü zaten en fazla 5 tanesinin altından kalkabileceksin. Boşu boşuna uğraşma diyor.

15:11Dolayısıyla efendim şöyle bir hızlıca üstünden geçecek olursak sizlerle paylaştığım teknikler, birincisi kurbağayı ye, yani en gıcık, en gözünde büyüyen işi en başta yap, sonrası zaten gelir. İkincisi pomodoro tekniği, yapacağın işleri 25 dakikalık parçalara böl. Üçüncüsü 2 dakika kuralı, 2 dakikalık bir iş varsa onları bul hemen yap, aradan çıkar kafanı meşgul etmesin, sonra önemlileri doğru ilerlersin. Dördüncüsü Eisenhower matrisi. Yani acil olan ve olmayan, önemli olan ve olmayan işleri belirle. Acil ve önemli ise hemen yap. Acil ve önemsiz ise devret. Acil değilse, önemli de değilse boşver gitsin. Warren Buffett da ne diyordu? 25 tane iş çıkar kendine, mesele çıkar, görev çıkar ve onları sırala ilk peşine odaklan. Diğerleriyle çok fazla vakit harcama diyordu.

16:02Peki, zamanın yönetmenin işte benim bu kadar yıl boyunca araştırdığım, uğraştığım, üstüne kafa yorduğum ve nispeten verim aldığım kısımları böyleydi. Dilerseniz son olarak da ne yapabileceğimize bakarak bölümü sonlandıralım. En önemli mesele zamanı neden yönetmek istediğimizi. Yani bu zaman yönetimi meselesinin en başında da söylemiştim ya, öncelikle hedefi belirlememiz lazım. Yani bu bizim hedefimiz ne? Zamanı ne için kullanacağız? Bir hedef belirlememiz lazım. Dolayısıyla kendimize...

16:34Öncelikle hedefi koyalım. Zamanı neden yönetmek istiyoruz? Hedefi belirleyelim, gerisi kolay. Ve bununla ilgili geçenlerde izlediğim bir belgeselde çok ilginç bir şey aklıma geldi. Diyordu ki, mesela bugün hayatınızın son günü olsaydı ne yapmak isterdiniz? Birisi gelse, hani bu alacakaranlık kuşağı bölümlerinde olurdu eskiden, lambadan çıkan cin gibi sokakta kahramanımıza biri yanaşır derdi ki, bugün senin hayatının son günü ona göre yaşa.

17:01Mesela böyle bir hediye verseydi biri, kimisi için kabus gibi de gelebilir ama ne yapardınız mesela? Mesela bugünün muhasebesini yapın. Bugün bitirmek durumunda olduğumuz bir gün olsaydı, nihayetlendirdiğimiz bir gün olsaydı, içinize sindi mi? Şu an hayata veda etmeye hazır mısınız mesela? Dolayısıyla belki de yapılacaklar listesini biraz da buna göre yapmakta fayda var. Kimsenin nihayetinde 25 saatlik bir günü yok. Zaman dediğimiz ön tanımlı bir sermaye. Bu yüzden hepimiz onu dikkatlice kullanmak zorundayız. Ve bu anlamdaki en büyük düşmanımız teknolojik araçlarımız. Hani şu anda acaba kaçınız gerçekten sadece beni dinliyorsunuz ha? Size söylüyorum.

17:42Kapat onu. O bildirimler, değil mi? O oradan gelen sesler, buradan gelen sesler, elindekiler, ayağındakiler, hepimizin bir sürü kafasını karıştıran şeyler var. Bakın, zamanı yönetmek istiyorsanız en basit tavsiyeyi size vereyim. Telefonunuzun bildirimlerini kapatın. Bütün bildirimlerimi? Hayır. Size para kazandırmayan bildirimlerin hepsini kapatın.

18:06Para kazandıran ne varsa açık kalsın. Mesela banka bildirimleri açık kalsın, değil mi? Hesabınıza para geldi diyor ya, o çok güzel bir motivasyon işte. O zaman zamanı daha da bir şevkle yönetiyorsunuz hesabınıza gelen paralarla. Ama onun dışında efendim, Instagram'da şu olmuş, bilmem kim canlı bir yayın paylaşmış falan filan. Bunların hepsi haddini aşan Yaşam Rehberi'nin yeni bölümü yayına girmiş. Bunları bırakın lütfen. Bütün bildirimleri kapatın. Teknolojik araçlar. Zaman yönetimi konusundaki en büyük düşmanımız. Peki en büyük kozumuz ne? Rutinler oluşturmak. Rutin müthiş bir şey. Günümüzün bir rutini olsun. Bu kimin önüne sıkıcı da gelebilir ama önemli bir şey ya. Yani yatma kalkma saati gibi bir şey demiyorum. Ama mesela kalktığımızda ilk yaptığımız şey ne? Yatmadan önce yaptığımız şey ne? Günümüzün içerisinde belirli rutinler olursa zamanı bununla yönelik paylaştırmak, yönetmek de kolay oluyor.

19:00Çok çok önem verdiğim bir konu da şu, dünyayı değiştiren, dönüştüren ya da anlamlı kılan boş zamanlarımızdaki tesadüfi eylemler ve olaylar. Yani hayatta güzel anımsanası, önemsenesi ne varsa esasında hiç plansız programsız bir anda tesadüf edilmez. Tesadüfen yaşadığımız şeylerle oluyor, tesadüfi eylemlerle oluyor. Bu yüzden işlerimizi, sıkıcı meseleleri planlayıp yaşam dediğimiz şeyi birazcık akışına bırakmakta fayda var. Hayat programlanarak, şemalara, matrislere bölünerek israf edilecek kadar kıymetsiz bir şey değil.

19:37ve hayatımızda yaşadığımız, maruz kaldığımız ya da yaptığımız hiçbir şey anlamsız, boşuna değil. Tabii ki bunu kavramamız zaman alacak. Daha kısa zamanda kavranabilecek garanti yöntemleri tercih etmek de her zaman söz konusu ama unutmamamız gereken şey hiçbir şeyi boşu boşuna yaşamıyoruz. Boşuna geçirdiğimiz, ziyan ettiğimizi düşündüğümüz zamanda yaptığımız bir şey bile günün bir kısmında, tarihin bir noktasında karşımıza bir değer, bir kıymet, bir sermaye olarak çıkacak. Belki bir yıl sonra, belki on yıl sonra, yirmi yıl sonra, bilemiyorum. Ama programın sonuna doğru gelirken, hani belki de son söz olarak bahsetmem gereken şey,

20:22Aslında zamanı daha iyi değerlendirmek için yapmanız gereken her şeyi gayet iyi biliyorsunuz. Benden daha iyi biliyorsunuz. Tek mesele yapmamız gereken biraz zaman ayırıp üstüne düşünmek. Zamanı yönetmek için birazcık zamana ihtiyacımız var. Üstünde düşüncek planlayacak kadar.

20:41Nihayetinde dediğim gibi hayat öyle çok programlanası bir şey değil. Kişisel gelişim gurularının bizlere sunduğu tekniklerin içerisinde cevaplarını bulabileceğimiz kadar basit de değil. Üstelik hayat tesadüfleriyle güzel ama zamanı anlamlı bir şekilde geçirme adına çaba göstermenin de kimseye zararı yok. Evet, haddini aşan yaşam rehberi yine haddini aştı ve zamanı yönetme gibi okkalı bir meselenin altından kalkmaya çalıştı. Umarım sizler için faydalı birkaç bilgiyi paylaşabilmişsinizdir. Önümüzdeki hafta yeni bir bölümde yeniden görüşmek üzere. Hoşçakalın.